โลจีสติกส์และห่วงโซ่อุปทาน ในกรณีการบริหารคลังสินค้า/การกระจายสินค้า (ตอนที่3)

โลจีสติกส์และห่วงโซ่อุปทาน ในกรณีการบริหารคลังสินค้า/การกระจายสินค้า ( ตอนที่ 3 )

ผู้เขียน : นายเขตอรัญ จันทร์สระแก้ว ( DBA )
ผู้เรียบเรียง : นายเผด็จเกียรติ นิลบล ( PhD )

   ตอนที่ 3 จะเกี่ยวกับการบริหารคลังสินค้าและการกระจายสิน โดยใช้กรณีศึกษาบริษัทหรือโรงงานผลิตที่มีคลังสินค้าในตัว ซึ่งจะเห็นว่าการบริหารสินค้าที่ดีนั้น จะต้องประกอบด้วยหลายลักษณะ ดังนั้นผู้เขียนจึงพยายามเขียนให้สั้นและเข้าใจมากที่สุด ( ดร.เผด็จเกียรติ นิลบล ,ผู้เรียบเรียง )

ความหมายของสินค้าคงคลัง
แบ่งได้เป็น 4 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. วัตถุดิบ (Raw material) คือสิ่งของหรือชิ้นส่วนที่ซื้อมาใช้ในการผลิต
2. งานระหว่างทำ (Work-in-process) คืองานที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตหรือรอคอยที่จะผลิตในขั้นตอนต่อไป โดยที่ยังผ่านกระบวนการผลิตไม่ครบทุกขั้นตอน
3. วัสดุซ่อมบารุง (Maintenance/ Repair/ Operating supplies) คือชิ้นส่วนหรืออะไหล่เครื่องจักรสำรองไว้เพื่อเปลี่ยนในกรณีชิ้นส่วนเดิมเสียหรือหมดอายุการใช้งาน
4. สินค้าสาเร็จรูป (Finished goods) คือปัจจัยการผลิตที่ผ่านทุกกระบวนพร้อมที่จะขายให้ลูกค้าได้

การบริหารสินค้าคงคลัง
การจัดเก็บสินค้าคงคลัง ประกอบด้วย
1. Running stock คือ วัสดุหรือชื้นส่วนที่เบิกมาใช้งานหรือนำออกขายประจา เช่น วัตถุดิบงานระหว่างทำหรือส่งขาย
2. Slow order stock คือ สต็อกที่มีระยะเวลาการจัดเก็บนาน เคลื่อนไหวน้อยหรือ มีการเบิกจ่ายบ้างแต่เป็นครั้งคราว
3. Dead stock หรือ EOL คือ วัตถุดิบหรือสินค้า ชิ้นส่วนที่ไม่มี Order มานาน ขาดการติดตาม

ทำความเข้าใจปัญหาของการควบคุมด้านคลังสินค้า
หลักการ 4M 1E เป็นกลุ่มปัจจัย (Factors) ซึ่ง 4M 1E มาจากคำจำกัดความด้านล่างนี้
Man ความรู้คนงาน พนักงาน หรือบุคลากรที่ปฎิบัติงานตรงนั้น
Machine รถขนถ่ายหรืออุปกรณ์อำนวยความสะดวก
Material วัตถุดิบหรืออะไหล่ อุปกรณ์อื่น ๆ เช่น สถานที่เก็บ กล่อง Partition, พาเลท ที่ใช้ในกระบวนการ
Method กระบวนการทางาน หรือ Work standard, Lay out, ป้ายชี้บ่ง เส้นแบ่งเขตและ FIFO
Environment สถานที่ ความสว่าง เสียง ฝุ่น และบรรยากาศการทางาน

แนวทางการควบคุม
ด้านคลังสินค้า
1. จะต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่และความรับผิดชอบกันอย่างชัดเจน เช่นใครรับสินค้าและใครส่งสินค้า
2. การรับจ่ายสินค้า เข้าหรือออกจากคลัง จะต้องมีการอนุมัติโดยผู้จัดการหรือผู้ที่มีอำนาจ
2.1. การรับสินค้าและจัดเก็บสินค้าเข้านำเข้าคลัง
- ควรมีกำหนดพื้นที่และสถานที่ ที่จัดเก็บสินค้าให้มีความอย่างชัดเจน
- จัดเก็บสินค้าให้มีความชัดเจนและจ่ายสินค้าแบบเข้าก่อนออกก่อนที่เรียกว่า FIFO (FIRST IN FIRST OUT) จัดป้ายกำกับห้ามจ่ายสินค้าที่มี ปัญหา เช่น สินค้าที่มีเศษและสินค้าที่ชำรุด การจัดเก็บสินค้าคงเหลือจะแตกต่างออกไปตามลักษณะของสินค้า หลักสำคัญของการควบคุมก็คือ จะต้องมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการนับจำนวนสินค้าเหล่านั้น การจัดเก็บจะต้องมีวิธีการที่เหมาะสม และก่อให้เกิดประสิทธิภาพการจัดเก็บ และสะดวกในการขายหรือจ่ายสินค้าและการรับสินค้า
- การตรวจรับสินค้ากับใบส่งของ Invoice ทางระบบบัญชีสินค้า ทั้ง ชนิดและปริมาณต้องระบุไว้เสมอ
2.2. การกระจายสินค้าทั้งหมดออกจากคงคลัง
- การนำสินค้าทุกชนิดออกจากคงคลังจะต้องมีเอกสารอนุมัติจากผู้จัดการหรือมีอำนาจทุกครั้งเสมอ
- สินค้าที่ตัดจากบัญชีแล้วเพราะชำรุด เสียหาย ล้าสมัย หมดการสั่งซื้อ เมื่อมีการนำออกนอกคลังสินค้าต้องมีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้จัดการหรือผู้มีอำน่จ เช่นเดียวกับสินค้าปกติ
- สินค้าที่รับคืน (Recall) จากลูกค้า หรือจะเป็นงานเสีย งานมีปัญหาหรืองานแลกเปลี่ยนต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ
3. การควบคุมสินค้าคงเหลือในคลัง
- กำหนดให้มีนโยบายการตรวจนับสินค้าคงคลังที่คงเหลืออยู่เป็นประจำและสม่ำเสมอ (Inventory check)
- กำหนดให้มีมาตรการที่ทำให้มั่นใจว่าการตรวจนับสินค้านั้นถูกต้องตามมาตรฐาน
- จัดให้มีการบันทึกรายละเอียดถึงผลกระทบต่อยอดระหว่างผลที่ได้จากการนับกับบัญชีคุมสินค้า และมีการอนุมัติโดยผู้จัดการหรือผู้รับผิดชอบก่อนปรับปรุงแก้ไขทางบัญชี
- จัดให้มีมาตรการในการตรวจสอบสินค้าที่เคลื่อนไหว สินค้าที่ล้าสมัย และสินค้าขาดการสั่งซื้อทางบัญชีแล้ว
- จัดให้มีการทำประกันภัยให้ครอบคลุมมูลค่าของสินค้าที่อยู่ในคลัง เพราะอาจเกิดปัญหาได้ เช่นงานหล่นเสียหายหรืองานล้มทั้งพาเลทระหว่างเคลื่อนย้ายได้
4. กำหนดให้มีการทดสอบคุณภาพตามข้อกำหนดร่วมกับฝ่ายคุณภาพ, ฝ่ายวิศวกรรม. ก่อนส่งมอบสินค้า
5. รายงานสินค้าที่มีแนวโน้มไม่เคลื่อนไหว Slow order ขึ้นร่วมกับฝ่ายขายและทุกๆส่วนงานที่เกี่ยวข้อง
6. กำหนดการสังเกตุง่ายๆ เช่น Visual Control เช่น แบ่งแยกป้ายชี้บ่ง สีป้ายหรือปักธงที่กล่องเหล่านั้น
7. จัดทำเลนหรือ Lay - out แยกสินค้าออกให้ชัดเจน หรือแบ่งพื้นที่ให้ง่ายต่อการจัดเก็บและสะดวกเวลาค้นหา

การกำจัดสินค้า Dead stock
   สำหรับรายการสินค้าที่ล้าสมัยหรือส่วนที่เหลือใช้ในคงคลัง ควรจะมีแนวทางการตรวจสอบอีกครั้งเพื่อใช้งานส่วนอื่น แต่หากไม่สามารถใช้กับงานส่วนอื่นก็ควรแยกออกเพื่อทำลาย รูปแบบการจัดการควรพิจารณาตามลาดับความสาคัญดังนี้
การจัดสินค้า Dead Stock (สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว) และสินค้า Slow order (สินค้าที่ถูกขายออกไปช้า) ซึ่งการจัดการลดกลุ่มของสินค้าเหล่านี้เป็นการช่วยลดต้นทุนทั้งในคลังสินค้าได้ (Warehousing) การจัดดำเนินการสินค้าในคลัง (Handling) การขนส่ง (Transportation) เช่น สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว หรือเคลื่อนไหวช้า ทำให้เปลืองพื้นที่จัดเก็บ และการดูแล stock สินค้าในคงคลังอีกด้วย
   การกำจัดสินค้าประเภท Dead stock (สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวเป็นเวลามากกว่า 6 เดือน) และสินค้า Slow order (สินค้าที่ถูกขายออกไปช้า อาจจะเดือนละครั้ง หรือ สองเดือนครั้ง เป็นต้น) ซึ่งการจัดการลดกลุ่มสินค้าเหล่านี้เป็นการช่วยลดต้นทุนทั้งในคลังสินค้า (Warehousing) การจัดดาเนินการสินค้าในคลัง (Handling) การขนส่ง (Transportation) เช่น สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว หรือเคลื่อนไหวช้า ทำให้เปลืองพื้นที่จัดเก็บ และการดูแลสินค้าในคลัง อีกทั้งค่าขนส่งต่อรายการเมื่อมีการสั่งซื้อจากลูกค้า อาจทำให้ไม่คุ้มกับการขนส่ง

   จะเห็นว่าการบริหารคลังสินค้า/การกระจายสินค้าในยุคปัจจุบันได้ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยควบคุมในการบริหารคลังสินค้า เพื่อให้ทำงานได้สะดวกและมีความเที่ยงตรงมากขึ้น ผู้เรียบเรียงได้เรียบเรียงข้อมูลใหม่ เพื่อให้ผู้อ่านได้เข้าใจมากขึ้น ดังนั้นถ้าผู้อ่านสนใจในการบริหารคลังสินค้าและการกระจายสินค้า สามารถหาอ่านเพิ่มเติมในหนังสือต่างๆ และตอนที 3 นี้ ผู้เรียบเรียงต้องขอขอบคุณ ดร.เขตอรัญ จันทร์สระแก้ว ที่ได้เขียนบทความเรื่องการบริหารคลังสินค้าและการกระจานสินค้าตามทฤษีและการปฎิบัติของจริง ส่วนตอนที่ 4 จะกล่าวถึง ผู้ค้าส่งและผู้บริโภค ในกรณีศึกษาบริษัทหรือโรงงาน ( ดร.เผด็จเกียรติ นิลบล ผู้เรียบเรียง )

S Guru

กระทู้ฮอตในรอบ 7 วัน